Весь сервис на одном экране — от звонка до выдачи

Клиент

• Физлицо или организация, телефоны, удобный способ связи
• Реквизиты юрлица, договор, отсрочка, лимит, ответственные
• Согласия: обработка данных, рассылка
• Метки и чёрный список: неплательщик, спорный, постоянный

Автомобиль

• Госномер, VIN, марка, модель, год, кузов, двигатель, коробка, код краски
• Несколько машин у клиента, смена владельца с историей
• Автопарк юрлица списком

Пробег — только с источником

• Замер: снят на приёмке или получен из AvtoNote
• Оценка: расчёт «сколько примерно сейчас», всегда с пометкой
• Оценка никогда не подменяет замер — ни в карточке, ни в обзвоне

История

• Все заказ-наряды, работы, детали, рекомендации, гарантия
• Фотографии приёмок и работ
• Поиск по номеру, VIN, телефону, фамилии — на сервере

Для клиента

• Виджет на сайте сервиса и отдельная страница записи
• Выбор услуги, филиала, даты и свободного времени
• Предварительная оценка стоимости и длительности
• Подтверждение и напоминание накануне и за час
• Перенос и отмена по ссылке — время освобождается само

Для сервиса

• Свободное время считается по реальной загрузке постов, а не по абстрактной сетке
• Запись по телефону из карточки клиента и прямо из списка обзвона
• Лист ожидания на занятое время
• Источник записи виден: сайт, звонок, напоминание, AvtoNote
• Отметка неявки и счётчик неявок клиента

Доска

День, неделя, месяц: посты по вертикали, время по горизонтали. Перетаскивание записи между постами и временем, изменение длительности.

Посты и оборудование

Подъёмник, яма, шиномонтаж, развал-схождение, диагностика, окрасочная камера, мойка. Работа встаёт только на пост, где её можно сделать.

Люди и время

Смены механиков, график филиала, выходные и обед. Видно, сколько нормо-часов продано на день и сколько ещё доступно.

Срочный заезд

Клиент «на буксире» вклинивается в расписание с показом, что именно при этом сдвигается.

Автомобиль

• Госномер или VIN — карточка и вся история сразу
• Замер пробега и уровень топлива
• Быстрое заведение нового автомобиля

Состояние кузова

• Схема кузова: отметка нажатием по месту
• Тип и размер: скол, царапина, вмятина, коррозия
• Фотография к каждой отметке
• Съёмка по кругу с подсказкой ракурсов, салон и панель

Комплектность

• Запаска, домкрат, ключ, аптечка, огнетушитель, знак
• Коврики, магнитола, второй ключ, документы
• Личные вещи в салоне

Слова клиента и согласия

• Заявленные неисправности дословно, отдельным полем
• Согласия: тест-драйв, перегон, оставить до завтра
• Предварительная калькуляция и срок
• Подпись пальцем на планшете; приёмка без клиента отмечается особо
• Выдача подменного автомобиля

Состояния

Черновик → согласован → в работе → ожидает запчасти → готов к выдаче → выдан и оплачен → закрыт. Отдельно: отказ клиента и возврат по гарантии.

Позиции

• Работы: услуга, нормо-часы, ставка, исполнитель, скидка
• Детали и материалы: со склада, под заказ, деталь клиента
• Деталь клиента помечается: гарантии нет, со склада не списывается

Согласование допработ

Мастер добавил позицию — клиенту ушёл список и сумма. Ответ фиксируется с датой и временем, до согласия работа не назначается.

Рекомендации

Нашли, но клиент отложил. Остаётся в карточке автомобиля и попадает в список обзвона к следующему разу.

Скидки

Ручная с причиной, по лояльности, по договору юрлица. Скидка выше порога требует подтверждения управляющего.

Документы и журнал

Заказ-наряд, акт выполненных работ, счёт, накладная, гарантийный талон. Каждое изменение — с автором и временем.

Два режима выдачи работ

• Назначение: мастер цеха ставит работу механику и на пост
• Свободная доска: механик берёт работу сам, но только своей квалификации и своего поста
• Режим выбирается настройкой филиала

Экран механика

• Мои работы и что дальше
• Заявка клиента дословно и история автомобиля
• Запрос деталей со склада прямо из работы
• Фотоотчёт: снятый узел, показания приборов

Время

• Начал, приостановил, закончил
• Причина паузы: ждёт деталь, согласование, пост
• Факт против нормо-часов — основа зарплаты и честных нормативов

Квалификации и передача

• Допуски: двигатель, электрика, кузов, шиномонтаж, развал
• Передача работы другому механику со сменой — оба остаются в расчёте
• Контроль качества мастером по чек-листу перед выдачей

Номенклатура

• Артикул, бренд, применимость, аналоги, штрихкод, место хранения
• Несколько складов и зон: основной, ремзона, брак, возврат поставщику

Движение

• Приход по накладной: цена, партия, срок
• Резерв под заказ-наряд — деталь уходит из продажи
• Выдача в ремзону по заказ-наряду, механик подтверждает получение
• Возврат неиспользованного с причиной
• Перемещение между филиалами

Расходное и наливное

Перчатки, ветошь, очиститель, ЛКМ, масла и жидкости из бочки — списание по норме на работу или по фактическому объёму.

Контроль

• Инвентаризация: расхождения отдельным документом, без подгонки остатка
• Минимальный остаток и заявка на закупку
• Оборачиваемость и неликвиды: сколько денег лежит мёртвым грузом

Подбор

Заявка из заказ-наряда, подбор по VIN и модели через каталоги, поиск аналогов.

Поставщики

Запрос цен, сравнение по цене и сроку, заказ, ожидаемая дата, частичный приход, возврат брака и пересорта.

Деньги

Предоплата клиента за деталь под заказ, взаиморасчёты с поставщиками, сверка.

Срыв срока

Заказ-наряд встаёт в «ожидает запчасти», и это сразу видно приёмщику на рабочем экране — клиента предупреждают раньше, чем он позвонит сам.

Розница

Продажа без ремонта отдельным документом: подбор по каталогу и остаткам, чек, возврат по закону.

Цены

Закупка и наценка по категориям, персональные цены юрлиц, акции, резерв под клиента со сроком.

Витрина для приёмщика

Что есть в наличии прямо сейчас и что в пути — чтобы отвечать клиенту, не выходя из разговора.

Приём на хранение

• Договор: срок, тариф, условия
• Комплект: тип, размер, бренд, DOT, остаток протектора по каждому колесу
• Диски и колпаки, фотографии, отметка повреждений
• Место: склад, стеллаж, ячейка; наклейка со штрихкодом

Хранение и деньги

• Оплата разовая за сезон или помесячно, долг виден в карточке
• Продление, просрочка, невостребованный комплект
• Карта занятости хранилища и инвентаризация ячеек

Возврат к сезону

Приглашение на переобувку уходит заранее, запись оформляется прямо из напоминания. Выдача — сверка по фотографиям и подпись клиента.

Калькуляция

Повреждения, работы, детали, материалы и коэффициенты. Направление страховой, номер убытка, лимит и согласование.

Скрытые повреждения

Акт после разборки и повторное согласование — до продолжения работ.

Этапы

Разборка, рихтовка, подготовка, окраска, сушка, сборка, полировка — у каждого свой исполнитель и время.

Материалы и фото

Подбор цвета по коду краски, расход ЛКМ на автомобиль, фотофиксация по этапам для страховой и клиента.

Перед выдачей

• Работы приняты мастером, детали списаны, документы готовы
• Мойка как часть процесса
• Сверка комплектности с актом приёмки и подпись клиента

Расчёт

• Наличные, карта, безналичный счёт юрлица, предоплата в зачёт
• Оплата частями между плательщиками: клиент и страховая
• Кассовая смена и чек; возврат по закону

После

• Гарантийный талон: срок и пробег на работы и на детали
• Короткий опрос о визите ссылкой
• Следующий срок сразу встаёт в напоминания

Обращение

Заводится со ссылкой на прежний заказ-наряд — вся история работы и детали уже под рукой.

Разбор

Гарантийный случай или нет, решение, ответственный и виновник: механик, деталь, поставщик.

Цена вопроса

Повторный ремонт без оплаты клиентом, но с учётом затрат. Отчёт: сколько машин вернулось, по чьей вине и во что это обошлось.

Сотрудники

Должность, роль, квалификации, филиал, график смен, табель.

Права

Кто видит закупочные цены, кто даёт скидку, кто закрывает документ, кто видит выручку. Сотрудник работает в своём филиале, руководитель видит все.

Зарплата механика

Оклад, процент от нормо-часов, процент от проданных деталей, премия, вычеты за гарантийные возвраты.

Выработка

Проданные нормо-часы против отработанных — по механику и по цеху.

Деньги

• Выручка по дням и филиалам
• Отдельно работы и детали
• Средний чек и его состав
• Доля дополнительных работ

Загрузка

• Занятость постов и коэффициент использования
• Проданные нормо-часы против доступных

Клиенты

• Новые, повторные, потерянные
• Конверсия: обращение → запись → приезд → заказ-наряд
• Отдача напоминаний: сколько ушло, сколько принесло

Склад и люди

• Остатки, оборачиваемость, неликвиды, ABC-анализ
• Механики: выработка, время против норматива, возвраты

Филиал

Посты и оборудование, рабочие часы, реквизиты, шаблоны печатных форм.

Прайс работ

Услуга, нормо-часы, ставка, категория. Несколько прайсов: розница, юрлица, страховые.

Пакеты работ

«ТО-1 для такой-то модели» — набор работ и деталей одной строкой, вместе с нормативами времени по моделям.

Справочники

Марки и модели, шины, поставщики, категории деталей, тексты уведомлений на двух языках.

Телефония

Карточка клиента при входящем звонке, запись разговора к обращению.

Сообщения

SMS и мессенджеры: подтверждения, напоминания, согласование допработ.

Деньги

Онлайн-касса и эквайринг, выгрузка документов в бухгалтерию.

Запчасти

Каталоги подбора и прайсы поставщиков.

Сайт сервиса

Виджет онлайн-записи на своей странице.

AvtoNote

Обмен с приложением владельца автомобиля — по его согласию.